Meeting Burn Rate: Wie viel Geld verbrennen Sie pro Stunde?
Subline: Warum interne Meetings nicht kostenlos sind – und warum Sie eine Rechnung über 3.000 € für zwei Stunden „Status-Update“ niemals bezahlen würden.
Stellen Sie sich vor, Sie gehen in den Supermarkt, füllen den Wagen und an der Kasse sagt niemand etwas. Sie gehen einfach raus. Fühlt sich gut an, oder?
Genau so behandeln viele Unternehmen ihre internen Meetings. Wir laden zehn Kolleg:innen ein, blockieren zwei Stunden im Kalender – und am Ende gibt es kein Preisschild. Interne Zeit wird als „Sowieso-Kosten“ verbucht.
Das ist betriebswirtschaftlicher Selbstbetrug. Jedes Meeting hat einen klaren Preis. Im Decision-OS machen wir diesen Preis sichtbar: als Meeting Burn Rate (MBR).
Die Illusion der kostenlosen Zeit
In vielen Organisationen gelten interne Meetings als „eh da“ – Zeit, die ohnehin bezahlt ist. Also tut es vermeintlich nicht weh, noch eine Stunde dranzuhängen oder noch fünf Leute einzuladen.
In Wahrheit ist jede eingeladene Person eine laufende Kostenstelle. Gehalt, Lohnnebenkosten, Infrastruktur, Overhead – all das fließt in einen effektiven Stundensatz. Wenn zehn Senior-Leute zwei Stunden zusammensitzen, ist das kein „Soft-Faktor“, sondern eine direkte Investition.
Das Problem: Diese Investition taucht auf keiner Rechnung auf. Also wird sie selten in Frage gestellt. Genau hier setzt die Meeting Burn Rate an.
Die Rechnung, die wehtut
Die Berechnung ist brutal einfach. Sie brauchen keine Spezialsoftware, nur eine saubere Näherung Ihrer Vollkosten:
Formel:
MBR = (Anzahl Teilnehmer × Ø-Stundensatz) × Dauer
Ein typisches Beispiel
Nehmen wir ein wöchentliches „Senior Leadership Update“:
- Teilnehmer: 10 Führungskräfte
- Vollkosten pro Person: konservativ 150 € pro Stunde (Gehalt + Lohnnebenkosten + Overhead)
- Dauer: 2 Stunden
Kosten dieses einen Meetings:
MBR = 10 × 150 € × 2 h = 3.000 €
Findet dieses Meeting wöchentlich statt (ca. 50 Mal im Jahr), liegen die Jahreskosten bei:
3.000 € × 50 ≈ 150.000 €
Der Berater-Vergleich
Stellen Sie sich vor, eine externe Agentur stellt Ihnen folgende Rechnung:
„Leistung: Wöchentliches 2-Stunden-Meeting mit zehn Berater:innen. Inhalt: Status-Updates, Abstimmungen, keine klaren Entscheidungen.
Jahresvolumen: 150.000 €.“
Sie würden diese Agentur wahrscheinlich sofort kündigen.
Genau diese Rechnung akzeptieren viele Unternehmen intern jeden Tag – nur wird sie nie geschrieben. Meeting Burn Rate sorgt dafür, dass die Rechnung sichtbar wird.
Motion vs. Progress
Im Decision-OS unterscheiden wir konsequent zwischen Motion und Progress:
- Motion: Aktivität, die sich nach Arbeit anfühlt (Meetings, Mails, Abstimmungen), aber keinen klaren Vektor hat.
- Progress: Eine Entscheidung, ein Beschluss, ein Nein – etwas, das die Realität nachweisbar verändert.
Ein Meeting, das 3.000 € kostet, muss einen Wert von mindestens 3.001 € erzeugen.
Wenn das Ergebnis nur aus „Informationsaustausch“ besteht, hätten Sie dieselbe Wirkung asynchron mit E-Mail, Slack oder einem Loom-Video für einen Bruchteil der Kosten erzielen können. Der Rest ist teure Reibungswärme.
Fazit: Führen Sie Preisschilder ein
Die gute Nachricht: Sie müssen Ihre Kalender nicht komplett neu erfinden. Schon ein paar einfache Regeln verändern die Kultur spürbar:
- Preisschild sichtbar machen: Schreiben Sie spaßeshalber oben auf die Agenda: „Dieses Meeting kostet ca. 1.500 €.“ Das ändert Verhalten.
- Radikal kürzen: Brauchen Sie wirklich zehn Personen im Call – oder reichen drei DRIs, die andere später informieren?
- No Conflict, No Meeting: Nutzen Sie Meetings primär für Konflikte und Entscheidungen. Updates gehören in asynchrone Kanäle.
- Hartes Ende: Formate wie das Weekly Tactical laufen mit klarer Timebox und klarer Entscheidungsquote.
Ab dem Moment, in dem klar ist, dass zwei Stunden Meeting realistisch 3.000 € kosten, stellt sich automatisch eine neue Frage:
„Ist das, was wir hier tun, 3.000 € wert – oder sollten wir dieses Geld lieber in Produkt, Kund:innen oder echte Entscheidungen investieren?“
Call to Action: Meeting-Architektur neu denken
Wenn Sie Ihre Meeting-Struktur konsequent nach Meeting Burn Rate, Decision-Quote und Cost of Delay ausrichten, passiert etwas Bemerkenswertes: Sie haben weniger Meetings – und entscheiden mehr.
Im Decision-OS-Handbuch finden Sie in Kapitel 3 den Burn-Rate-Kalkulator und in Kapitel 11 die Drehbücher für effiziente Formate wie das Weekly Tactical (60 Minuten, hartes Ende, klare Agenda).
Zusätzlich können Sie mit dem Workspace-TCO-Rechner und dem ROI-Rechner
Von der Meeting-Kultur zur Entscheidungs-Architektur
Eine hohe Meeting Burn Rate ist selten ein isoliertes Phänomen. Sie ist fast immer ein Symptom für ein tieferliegendes Governance-Problem: unklare Zuständigkeiten, fehlende Delegation of Authority, keine harte Trennung von Diskussion und Beschluss. Teams kompensieren diese Lücken mit immer mehr Terminen – bis das System im „Calendar Freeze“ stecken bleibt.
Im Decision-OS verstehen wir Meetings deshalb als Oberfläche eines tieferen Betriebssystems: Decision-Log, DRI-Prinzip, DoA-Matrix und Meeting-Cadence greifen ineinander. Wenn das Fundament stimmt, sinken Meeting Burn Rate und Time-to-Decision gleichzeitig – nicht, weil Menschen „fleißiger“ werden, sondern weil das System Reibung aktiv reduziert.
Für wachstumsstarke Unternehmen ist das ein echter Wettbewerbsfaktor: Weniger interne Reibung, kürzere Time-to-Decision, bessere Nutzung von Senior-Zeit. Gerade in Zeiten knapper Fachkräfte und hoher Gehaltsniveaus wirkt jeder eingesparte Meeting-Stundenblock wie ein unsichtbarer Margen-Booster.
Genau dort setzt ein Decision-OS Meeting & Governance Audit an: Wir kartieren Ihre Meeting-Landschaft, berechnen MBR und Decision-Quote und entwickeln mit Ihnen eine Architektur, in der nur noch das in Meetings stattfindet, was wirklich ins Live-Forum gehört – alles andere wandert in asynchrone, skalierbare Kanäle.