Das Decision-Log: Warum Datenbanken besser sind als Meeting-Protokolle
Subline: Schluss mit „Sarah erwähnte“ und „Tom stimmte zu“. Wie Sie das Gedächtnis Ihrer Organisation von Prosa auf Daten umstellen.
In den meisten Unternehmen besteht das kollektive Gedächtnis aus PDF-Protokollen, Teams-Notizen und Word-Dokumenten. Viel Text, wenig Klarheit. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit einem Decision-Log Ihr Meeting-Gedächtnis von Prosa auf strukturierte Daten umstellen und damit die Grundlage für Governance, Reporting und KI-Unterstützung legen.
Der Tod durch Prosa
Hand aufs Herz: Wann haben Sie das letzte Mal ein „Ergebnisprotokoll“ von vor drei Monaten gelesen, um eine strategische Frage zu klären?
Wahrscheinlich nie. Und wenn doch, haben Sie Sätze gefunden wie:
„Es wurde diskutiert, dass wir das Budget für Q4 eventuell anpassen sollten, wobei Herr Müller Bedenken anmeldete.“
Das ist keine Dokumentation. Das ist Literatur.
Prosa ist der natürliche Feind der Exekution. Sie erlaubt Interpretation. Sie erlaubt Versteckspiel. Sie ist nicht durchsuchbar und nicht filterbar.
In geschätzt 90 Prozent der Unternehmen ist das „Gedächtnis“ ein Friedhof aus Word-Dokumenten, PDFs und Chat-Threads. Wer wissen will, warum eine Entscheidung getroffen wurde, ist auf mündliche Überlieferung angewiesen.
Die Lösung: Single Source of Truth
Im Decision-OS ersetzen wir das narrative Protokoll durch eine relationale Datenbank: das Decision-Log.
Es ist kein Ort für Diskussionen. Es ist ein Ort für Fakten.
Es gilt das eiserne Gesetz:
Was nicht im Log steht, existiert nicht.
Es gibt keine „mündlichen Entscheidungen“ auf dem Flur. Erst wenn ein Vorgang eine ID (z. B. DEC-124) hat, ist er real. Das schützt Mitarbeiter vor Willkür und Chefs vor Amnesie – und es schafft eine Basis, auf der Sie später KI-gestützt auswerten können, wie Ihre Organisation entscheidet.
Die Anatomie einer sauberen Entscheidung
Ein valides Decision-Log braucht keine Romane, sondern Attribute. Egal ob Sie Jira, Notion, Excel oder ein eigenes Tool nutzen – diese fünf Felder sind Pflicht.
1. Die ID – der Referenzpunkt
Jede Entscheidung braucht eine eindeutige Nummer (z. B. DEC-001).
Warum? Damit Sie in Rechnungen, E-Mails oder Code-Commits darauf verweisen können: „Freigabe gemäß DEC-001 erteilt.“ Das beendet Diskussionen, weil klar ist, wo die Entscheidung dokumentiert ist und wer sie getroffen hat.
2. Der DRI – die Singularität
In dieses Feld gehört mathematisch genau ein Name.
- Nicht „Marketing Team“.
- Nicht „Sarah & Tom“.
- Sondern: ein Directly Responsible Individual.
Sobald zwei Namen im Feld stehen, ist der Eintrag aus Governance-Sicht ungültig. Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung. Das Log zwingt Sie, schon beim Erfassen Klarheit zu schaffen.
3. Der Status – die Zustandsmaschine
Ein Protokoll ist statisch. Ein Log lebt. Jede Entscheidung durchläuft klar definierte Phasen.
- Draft: Ein Entwurf. Noch keine Handlungsaufforderung.
- Ready: Alle relevanten Daten sind vorhanden. Die Entscheidung ist bereit für das Tactical Meeting.
- Decided: Beschlossen. Ab hier gilt „Disagree & Commit“.
- Killed: Bewusst abgelehnt. Wichtig, damit die Idee nicht in drei Monaten als Zombie wiederkommt.
Aus dieser Zustandsmaschine können Sie später KPIs ableiten – zum Beispiel, wie lange Items typischerweise zwischen Draft und Decided hängen bleiben.
4. Die Entscheidung – Klartext statt Prosa
Keine weichen Formulierungen, keine Konjunktive. Eine gute Entscheidungszeile folgt der Logik Subjekt + Prädikat + Objekt.
- Falsch: „Wir sollten mal über Preise reden.“
- Richtig: „Wir erhöhen die Preise für Neukunden um 5 Prozent ab dem 01.10.“
Das ist binär. Es ist prüfbar. Jemand kann in 90 Tagen kontrollieren, ob es passiert ist oder nicht.
5. Das Review Date – das Verfallsdatum
Keine Entscheidung gilt für die Ewigkeit. Jede Wette, die Sie eingehen, braucht einen Zeitpunkt, an dem Sie prüfen, ob Sie richtig lagen.
Das Review Date zwingt Sie, schon beim Entscheiden festzulegen, wann Sie zurückschauen – zum Beispiel in 30, 60 oder 90 Tagen. Damit institutionalisiert das Log das Lernen: Entscheidungen sind nicht nur Akte, sondern Experimente mit Explizitheit.
Fazit: Datenbank schlägt Dokument
Wenn Sie Ihre Entscheidungen in einer Datenbank führen, können Sie plötzlich Fragen beantworten, bei denen andere raten müssen:
- Wie viele Entscheidungen haben wir letzten Monat getroffen?
- Welche davon warten noch auf Umsetzung?
- Wie hoch ist unsere Kill-Rate?
- Wie lange dauert es im Schnitt von Draft zu Decided?
Sie machen Führung messbar.
Gleichzeitig reduzieren Sie „Dark Data“ – all die Gespräche und Entscheidungen, die sonst in Fluren, Chats und Köpfen stecken bleiben und für jede zukünftige KI unsichtbar wären. Ein gutes Decision-Log ist der erste Schritt zu einer wirklich KI-fähigen Governance.
Call to Action: Morgen mit einem echten Decision-Log starten
Wollen Sie morgen früh mit einem professionellen Decision-Log starten, ohne das Rad neu zu erfinden?
Im Decision-OS-Handbuch und in unseren Vorlagen finden Sie fertige Strukturen für Jira, Notion und Excel – inklusive Feldern, Status-Logik und Beispielen für gute Einträge.
Nutzen Sie zusätzlich die Ressourcen im Bereich Downloads und Tools & Selbsttests, um Ihr Decision-Log direkt mit Kosten- und ROI-Betrachtungen zu verknüpfen.
Vom Meeting-Protokoll zur Single Source of Truth
Das Decision-Log ist mehr als nur eine andere Form von Protokoll. Richtig umgesetzt wird es zur Single Source of Truth für alle geschäftskritischen Entscheidungen. Statt verstreuter Meeting-Protokolle, E-Mail-Threads und Chat-Nachrichten haben Sie einen zentralen Ort, an dem jede Entscheidung mit ID, DRI, Status, Klartext und Review Date geführt wird.
Für C-Level, Product-Teams und Operations entsteht damit ein massiver Vorteil: Sie können Entscheidungsqualität, Latenz und Verbindlichkeit genauso sauber analysieren wie Umsatz oder Conversion Rates. In Verbindung mit der Decision Hygiene Scorecard und den Kernkonzepten des Decision-OS wird Governance vom weichen Bauchthema zur messbaren Managementdisziplin.
Besonders spannend wird das, wenn Sie KI strategisch nutzen wollen. Ein sauberes Decision-Log verwandelt Entscheidungen und Begründungen in strukturiertes Trainingsmaterial: Statt „Dark Data“ in Fluren und Calls liegen die wichtigsten Führungsentscheidungen als maschinenlesbare Daten vor. So entsteht ein Datenfundament, auf dem spätere Decision-Assistants, Insights-Dashboards oder eigene Modelle wirklich aufbauen können.
Wenn Sie herausfinden möchten, wie weit Ihr Unternehmen von einem solchen Setup entfernt ist, können wir im Rahmen eines kompakten Decision-OS Readiness Checks Ihre aktuellen Protokolle, Entscheidungswege und Tools analysieren – und gemeinsam einen Fahrplan hin zu einem echten Decision-Log entwickeln.