Decision-OS im Projektgeschäft: Wenn Projekte nicht an Technik, sondern an Entscheidungen scheitern

Projekte scheitern selten an Technik – oft aber an Entscheidungen

Wer lange genug im Projektgeschäft unterwegs ist, kennt das Muster: Die Technologie funktioniert, die Teams sind fachlich stark – und trotzdem rutscht das Projekt in Verzug, eskaliert oder wird „in Würde beerdigt“. Auf dem Papier liegt es dann an Tool-Einführung, Schnittstellen oder externen Abhängigkeiten. In der Realität fehlt meistens etwas anderes: klare Entscheidungsrechte, ein verlässlicher Takt und ein transparentes Decision-Log.

Ob IT-Programme, Transformationsprojekte oder komplexe Kundenrollouts – das Risiko steckt selten in der Plattform, sondern im Entscheidungssystem rundherum. Genau hier setzt Decision-OS an: als Betriebssystem für Entscheidungen, das sich besonders im Projektgeschäft bezahlt macht.

Typische Entscheidungsmuster im Projektgeschäft

In Projekten verstärken sich Entscheidungsschwächen der Organisation wie unter einem Brennglas. Einige typische Muster:

• „Wir eskalieren das mal ins Steering“: Statt klare Delegation of Authority (DoA) zu nutzen, werden Entscheidungen in immer größere Gremien getragen.
• „Dazu brauchen wir noch Input von…“: Relevante Stakeholder werden spät oder gar nicht eingebunden – und blockieren dann im letzten Moment.
• „Das war so nicht entschieden“: Entscheidungen werden nicht dokumentiert; Interpretationen gehen auseinander, Reopens sind die Folge.
• „Wir sind im Verzug, aber keiner entscheidet Umfang“: Priorisierung und Cut-Entscheidungen sind politisch heikel und werden vertagt.

Die Folge: steigende Kosten, sinkende Glaubwürdigkeit, Frust in Teams und beim Kunden – bei gleichzeitig wachsender Tool-Komplexität.

Decision-OS im Projektkontext: Drei Ebenen

Decision-OS bringt Struktur in Projektentscheidungen, ohne ein weiteres PM-Tool einzuführen. Es arbeitet über eurem bestehenden Stack (Jira, Azure DevOps, Asana, SAP, etc.) auf drei Ebenen:

• 1. Governance & DoA: Welche Entscheidungen gibt es im Projektgeschäft (Scope, Budget, Architektur, Ressourcen, Go/No-Go, Priorisierung)? Wer darf was auf welchem Level entscheiden?
• 2. Takt & Gremien: Welche Entscheidungen gehören in welches Forum (Projekt-Weekly, Architektur-Board, Steering)? Welche Fragen müssen dort beantwortet werden – und welche nicht?
• 3. Decision-Log & KPIs: Wie werden Entscheidungen festgehalten, nachverfolgt und in Kennzahlen übersetzt (Time-to-Decision, Reopen-Rate, Gremienstunden/FTE, %DRI+Termin)?

Vom Ticket-Backlog zum Entscheidungs-Backlog

In vielen Projekten gibt es tausende Tickets, aber kein einziges sauberes Entscheidungs-Backlog. Mit Decision-OS drehen wir die Perspektive:

• Welche entscheidungsbedürftigen Themen blockieren gerade den Fortschritt?
• Wo fehlt ein klarer A-Owner (Accountable) und ein Termin?
• Welche Entscheidungen hängen zusammen und gehören in dasselbe Gremium?

Statt noch mehr Tickets zu pflegen, fokussiert ihr euch auf den Flaschenhals: Entscheidungen, die das Projekt voranbringen oder stoppen.

Konkretes Beispiel: Wenn Architekturentscheidungen zur Dauerbaustelle werden

Ein typisches Szenario: Ein Transformationsprojekt mit mehreren Systemen, Integrationspartnern und historisch gewachsenen Schnittstellen. Architekturentscheidungen werden in einer Mischung aus Projektteam, externer Beratung und zentraler IT diskutiert – aber selten sauber entschieden.

Typische Symptome:

• Workarounds im Projekt, „bis das große Architektur-Design final ist“.
• Doppelte Implementierungen, weil niemand den Mut zum Cut hat.
• Eskalationen, wenn plötzlich Kosten aus dem Ruder laufen.

Mit Decision-OS klären wir zunächst das Entscheidungsdesign:

• Wer ist A für Architekturentscheidungen im Projekt (nicht „die IT insgesamt“)?
• Welche Entscheidungen fallen im Projekt, welche im Architektur-Board der Linie?
• Wie werden Entscheidungen dokumentiert und an Projekt & Stakeholder kommuniziert?

Das Ergebnis: schnellere, belastbare Entscheidungen, weniger Reopens – und weniger Überraschungen in Budget und Timeline.

Wie ihr mit Decision-OS im Projektgeschäft startet

Der Einstieg muss kein Großprojekt sein. In der Praxis haben sich drei Schritte bewährt:

• 1. Kurzdiagnose: Mit dem Decision-OS-Ansatz nutzen wir u. a. den Decision Velocity Index und Rollen-Checks (RVC), um Engpässe sichtbar zu machen: Wo hängen Entscheidungen, wo sind Gremien überlastet, wo ist die Reopen-Rate hoch?
• 2. Fokussiertes Design: Für 1–2 kritische Programme oder Kundenprojekte werden DoA, Gremien und Decision-Log bewusst designt – inklusive klarer Kennzahlen.
• 3. Pilot & Skalierung: Nach 6–8 Wochen liegen belastbare Werte vor. Was funktioniert, wird auf weitere Projekte und die Linie übertragen.

Warum das Projektgeschäft ein idealer Startpunkt für Decision-OS ist

Projekte haben einen Vorteil: Sie sind zeitlich begrenzt, haben einen klaren Scope und definierte Stakeholder – und sie stehen oft unter spürbarem Ergebnisdruck. Genau das macht sie zu einem idealen Spielfeld für Decision-OS:

• Effekte in Wochen statt Monaten sind sichtbar – sowohl in Terminen als auch in Zahlen.
• Erfolge lassen sich leicht kommunizieren („Time-to-Decision von 18 auf 7 Tage“ etc.).
• Die Lernkurve kann im Anschluss in die Linie und andere Programme übertragen werden.

Wenn ihr im Projektgeschäft unterwegs seid – als Dienstleister, Inhouse-IT oder Transformationsteam –, lohnt es sich, das Entscheidungssystem systematisch mitzudenken. Es ist oft der Unterschied zwischen „technisch sauber, aber politisch festgefahren“ und „wir liefern, was wir versprochen haben“.