Warum euer Kalender randvoll ist – und trotzdem Entscheidungen fehlen

Wenn ich Führungsteams frage, wie viel Zeit sie mit Meetings verbringen, höre ich häufig Zahlen wie 60–70 % Kalenderzeit. Fragt man im nächsten Schritt, wie viele harte Entscheidungen pro Woche wirklich getroffen werden, wird es still. Der Kalender ist voll, aber der Entscheidungstakt ist schwach.

Der Kernfehler: Meetings werden einzeln geplant – nicht als Teil eines Operating Rhythms. Weeklys, Monthlys, QBRs, Steering Committees, 1:1s – alles existiert nebeneinander, ohne dass klar ist, wo was entschieden wird.

Weeklys, Monthlys, QBR – drei Ebenen, drei Aufgaben

Ein wirksamer Rhythmus trennt Ebenen und Aufgaben klar:

• Weeklys – Takt für operative Entscheidungen der nächsten 1–2 Wochen. Fokus: Blocker entfernen, Freigaben erteilen, Prioritäten klären.
• Monthlys – Takt für Themen mit mittlerem Horizont (4–8 Wochen). Fokus: Kapazitäten shiften, Ziele nachschärfen, Risiken neu bewerten.
• QBR (Quarterly Business Review) – Takt für strategische Entscheidungen und Kurskorrekturen. Fokus: Was lernen wir aus den letzten 90 Tagen – und was ändern wir konkret?

Ohne diese Trennung landen alle Themen in allen Runden – und niemand weiß mehr, wo etwas entschieden wird. Die Folge sind Reopen-Schleifen und endlose Nachbesprechungen.

Vom Meeting-Katalog zum Entscheidungs-Takt

Der einfachste Einstieg in einen besseren Operating Rhythm sind drei Fragen:

• Welche drei bis fünf Entscheidungen müssen wir diese Woche treffen, damit wir vorankommen?
• In wem gehört diese Entscheidung (DRI/Owner) – und in welchem Forum wird sie getroffen?
• Wann sehen wir das Ergebnis wieder – in einem Weekly, Monthly oder QBR?

Das ist der Moment, in dem ein Meeting-Kalender zum Bestandteil von Decision-OS wird: Weg vom Austausch-Forum, hin zu einem System aus vorbereiteten, getroffenen und nachverfolgten Entscheidungen.

Was ein guter Operating Rhythm leistet

Ein gut gebauter Rhythmus ist kein Selbstzweck. Er wirkt direkt auf eure Kennzahlen:

• Time-to-Decision sinkt, weil klar ist, wo ein Thema als nächstes aufschlägt.
• Reopen-Rate sinkt, weil klar ist, wer entscheiden darf – und welche Informationen dafür vorliegen müssen.
• Meetingstunden/FTE sinken, weil austauschlastige Runden durch klar fokussierte Entscheidungs-Foren ersetzt werden.
• %DRI + Termin steigt, weil jede relevante Entscheidung einen Owner und ein „bis wann“ bekommt.

Über euren ROI-Rechner für Entscheidungsstau könnt ihr grob durchspielen, was das bedeutet: weniger unnötige Stunden im Kalender, weniger Schleifen, mehr Output pro investierter Zeit.

So baut ihr euren Operating Rhythm in drei Schritten

1. Inventur & harte Schnitte

Sortiert zunächst alle bestehenden Formate auf ein Board: Weeklys, Projekt-Meetings, Jour fixes, Steering-Runden, 1:1s, All-Hands. Markiert drei Kategorien:

• Entscheiden – es werden verbindliche Entscheidungen getroffen.
• Verständigen – Informationen werden abgeglichen, aber nichts entschieden.
• Erkunden – Optionen werden gesammelt, Szenarien gedacht.

Alles, was nie Entscheidungen produziert, gehört entweder verschlankt, delegiert oder gestrichen. Spätestens hier zeigt euch euer Workspace-TCO-Rechner, wie teuer schlecht genutzte Meeting-Slots wirklich sind.

Realitäts-Check: Die „Status-Update-Falle“ In einem Audit bei einem Konzernkunden haben wir mal die Kalender der Abteilungsleiter übereinandergelegt. Ergebnis: 18 Stunden pro Woche waren reine ‚Status-Updates‘. Das heißt: 18 Stunden lang erzählten sich hochbezahlte Leute gegenseitig Dinge, die man auch in einer E-Mail hätte lesen können. Meine radikale Regel für Decision-OS: Status gehört in die E-Mail (oder ins Dashboard). Das Meeting gehört dem Konflikt und noch viel mehr der Entscheidung. Wenn jeder nur nickt, war das Meeting überflüssig.

2. Entscheidungs-Foren definieren

Legt für Weeklys, Monthlys und QBRs jeweils fest:

• Zweck (Welche Arten von Entscheidungen gehören hierhin – und welche explizit nicht?)
• Teilnehmer (Wer entscheidet? Wer liefert Input? Wer muss nur informiert werden?)
• Agenda-Light (max. 3–5 Slots: Entscheidungen zuerst, dann Blocker, dann Information.)
• Inputs/Artefakte (z. B. aktuelles Decision-Log, OKR-Fokusboard, KPI-Snapshot).

Hier schließt sich der Kreis zu euren anderen Decision-OS-Bausteinen: Das Decision-Log spiegelt offene und getroffene Entscheidungen, das OKR-Fokusboard bündelt Prioritäten, die KPIs liefern Signale. Der Rhythmus ist das Forum, in dem alles zusammenläuft.

3. Takt gegenrechnen und FTE-Kosten sichtbar machen

Zum Schluss rechnet ihr den neuen Rhythmus gegen: Wie viele Personen sitzen wie lange in welchen Foren? Über den Mitarbeiter-Vollkostenrechner könnt ihr den Stundensatz pro FTE ermitteln und diese Zeit auf eure wichtigsten Entscheidungs-Foren umlegen.

Erfahrungsgemäß wird dabei zweierlei sichtbar:

• Ein gut gesetzter Rhythmus ist teuer – aber brutal effizient, wenn jede Sitzung Entscheidungen produziert.
• Viele alte Runden waren noch teurer – bei nahezu null Entscheidungsoutput.

Tipp: Haltet die Veränderungen in einem kurzen Log fest (vorher/nachher Meetingstunden, Time-to-Decision, Reopen-Rate). Das ist Gold wert für euer nächstes QBR – und für jeden Business Case.