Meeting-Overload ist kein Kalender-, sondern ein Entscheidungsproblem

Wenn Führungsteams über volle Kalender klagen, wird oft zuerst an Tools gedacht: neue Kollaborationsplattform, schlauere Terminplanung, noch ein Dashboard. Das eigentliche Problem liegt aber tiefer – in der Art, wie Entscheidungen vorbereitet, getroffen und nachverfolgt werden.

Im Kern geht es um drei Fragen, die in vielen Organisationen ungeklärt sind:

• Wozu treffen wir uns? (Entscheiden, informieren, synchronisieren?)
• Wer entscheidet am Ende? (und wer liefert zu?)
• Wie stellen wir sicher, dass Entscheidungen umgesetzt werden?

Solange diese Fragen offen bleiben, füllt sich der Kalender mit Terminen, die vor allem eins produzieren: weitere Termine.

Die Entscheidungslücke im Meeting-Design

Viele Agenda-Vorlagen sind historisch gewachsen: Statusrunde, jeder sagt kurz was, am Ende „nächste Schritte“. Formal wirkt das sauber, praktisch ist es die Einladung zu endlosen Schleifen.

Typische Muster, die ich in Projekten immer wieder sehe:

• „Wir nehmen das mit“ – aber niemand ist klar zuständig.
• „Wir besprechen das nächste Woche noch mal“ – weil heute niemand Entscheidungsverantwortung übernimmt.
• „Dazu fehlt mir noch Information X“ – aber niemand legt fest, wer diese Information bis wann bringt.

Das Ergebnis: Time-to-Decision steigt, obwohl alle „busy“ sind. Meeting-Overload ist damit ein Symptom für fehlende Entscheidungsarchitektur.

Der Meeting-Reset im Decision-OS

Im Rahmen von Decision-OS starten wir fast immer mit einem Meeting-Reset. Die Leitfrage: Welche Meetings zahlen wirklich auf Entscheidungen ein – und welche nicht?

Im MFI (Meeting-Fokus-Index) und im Meeting-Reset-Playbook arbeiten wir mit drei Hebeln:

1. Klarer Zweck pro Format: Entscheidungsmeeting, Informations-Update, Problem-Lab? Jedes Format bekommt ein eindeutiges Label und eine passende Struktur.
2. Agenda Light: Max. 3–5 Punkte, keine „Sonstiges“-Gräber, Zeitboxen pro Punkt, Owner pro Slot.
3. Decision-first statt Status-first: Wir beginnen mit Themen, die heute eine Entscheidung brauchen – nicht mit dem Rundumschlag.

Alle drei Hebel greifen ineinander: Weniger Themen, klarere Rollen, schärfere Entscheidungen – und damit weniger Folge-Meetings.

Welche Meetings bleiben, welche fliegen?

Bevor wir die Struktur anpassen, reduzieren wir. In vielen Organisationen können wir nach 1–2 Sessions bereits 20–30 % der Meetinglast streichen – ohne Informationsverlust.

Vorgehen in der Praxis:

• Kalender-Screenshot der letzten 2–4 Wochen im Führungsteam.
• Clustern: „Must-have“, „Nice-to-have“, „Historische Artefakte“.
• Klarer Schnitt: alles, was keine klaren Entscheidungen oder klaren Outputs produziert, kommt auf den Prüfstand.

Typisch bleiben drei Meeting-Typen übrig:

• Steuerungs-Meetings (Weekly, QBR) mit klaren Kennzahlen und Entscheidungsfragen.
• Entscheidungs-Sessions zu konkreten Themen (z. B. Produkt, Budget, Priorisierung).
• 1:1-Formate für Führung und Sparring.

Viele andere Formate wandern entweder in asynchrone Kommunikation (z. B. schriftliche Updates) oder werden bewusst gestrichen.

Ohne Decision-Log bleibt die Diät nicht stabil

Eine Meeting-Diät ohne Decision-Log ist wie eine Ernährungsumstellung ohne Einkaufsliste: Sie hält selten lange. Darum koppeln wir den Meeting-Reset immer mit einer einfachen, teamtauglichen Dokumentation der Entscheidungen.

Die Struktur ist bewusst schlank gehalten:

• Was wurde entschieden?
• Wer ist Owner?
• Bis wann?
• In welchem Forum wurde entschieden? (z. B. Weekly, QBR, Steering)
• Status: offen, in Arbeit, erledigt, gestoppt

Damit entsteht ein roter Faden – quer über Meetings und Formate hinweg. Gleichzeitig sinkt der Bedarf, Dinge „noch mal“ zu besprechen, weil klar ist, was entschieden wurde.

Wie ihr den Effekt in Zahlen sichtbar macht

Um glaubwürdig zu bleiben, reicht das gute Gefühl nach zwei schlankeren Wochen nicht. Wir machen Fortschritt messbar – typischerweise über drei Kennzahlen:

• Meetingstunden pro FTE: Wie viele Stunden pro Woche sitzen Schlüsselrollen in Meetings?
• Meeting-Output-Quote: Anteil der Meetings mit klaren Entscheidungen oder konkreten Next Steps.
• Time-to-Decision: Wie lange dauert es von der ersten Behandlung eines Themas bis zur finalen Entscheidung?

Schon nach 4–6 Wochen lassen sich hier deutliche Sprünge sehen – insbesondere, wenn das Decision-Log konsequent geführt wird.

Wie ihr starten könnt – ohne Großprojekt

Ihr müsst kein Transformationsprogramm aufsetzen, um eure Meetinglandschaft spürbar zu verbessern. Ein pragmatischer Start kann so aussehen:

1. Einmalig: 90-Min-Workshop zur Analyse der aktuellen Meetinglast und Definition von Zielgrößen.
2. 2–3 Pilot-Meetings auswählen (z. B. Weekly, Jour fixe, Steuerungscall) und mit Agenda Light + Decision-first neu aufsetzen.
3. Ein schlankes Decision-Log für diese Formate einführen (z. B. in Miro, Excel oder einem vorhandenen Tool).
4. Nach 4 Wochen: Review – was ist besser, was fehlt, wo hakt es noch?

Genau hier setzen Formate wie der MFI-Workshop oder der 14-Tage-Sprint von Decision-OS an: schnell, fokussiert, ohne Tool-Zoo – mit klaren Belegen dafür, dass Zeit und Energie nicht mehr im Meeting-Sumpf versickern.